Fjern baggrund projekt (1) (1).png

Signit.dk ApS Privatlivspolitik

 

Beskrivelse af vores forretningsområde

Vi leverer en online løsning på https://app.signit.eu samt Microsoft Add-ins der kan installeres til Word (SignIt) og til Outlook (SignIt Email)  til at:

  • underskrive dokumenter med digital signatur;
  • anmode om digital underskrift fra andre;
  • opbevare dokumenter, der er underskrevet eller skal underskrives. 
  • gratis benytte en service til studerende og forældre. Vi tilbyder en gratis service til studerende og forældre for at assistere dem i planlægningen og søgningen efter skoler, som de kan tilmelde sig. Denne service, som vi kalder ParentPortal (forældreportalen)  inkluderer muligheden for at booke og reservere en plads for at deltage i specifikke skoler, som kan vælges gennem tjenesten. Det omfatter udfyldelse af skolerelaterede formularer og underskrivelse af dokumenter i den forbindelse. Yderligere tilbydes et ventelistesystem, hvor forældre og studerende kan se, om de er på venteliste til at blive en del af en skole. Tjenesten inkluderer også muligheder for at betale skolegebyrer og tilmeldingsgebyrer. 

Herunder driver vi offentligt tilgængelige websites der ikke kræver login på signit.dk, parentportal.dk, efterskolerne.com, nextschool.dk, newschooldk der bruges til markedsføring af vores online løsning.

 

Personoplysninger

 

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig.

Generelt om brugen af vores offentligt tilgængelige website

 

Når du ikke er logget ind på vores website:

 

Når du uden at logge ind benytter vores website indsamler og behandler vi en række informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold på websitet. 

 

Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger når du bruger vores website uden at logge ind: 

 

Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider og elementer på siderne du klikker og peger på med din mus. F.eks. hvis du ser en video eller klikker på en knap eller et billede.

 

Hvis du også tilmelder dig vores nyhedsbrev, sender emails til os, udfylder vores formularer, chatter på vores live support chat eller deltager i konkurrencer og undersøgelser vil vi typisk også gemme dit navn, telefonnummer, adresse og mailadresse samt eventuelle beskeder og dokumenter du sender til os. Vi indsamler disse oplysninger for at kunne kommunikere med dig om vores online løsning og tilbyde dig nye funktioner og gode tilbud via email og telefon. Du giver samtykke til, ved at du sætter et flueben i en checkbox ved hver funktion, at vi proaktivt nu og i fremtiden må kommunikere med dig via email eller telefon i relation til det pågældende emne henvendelsen drejede sig om. 

 

I den situation hvor du sender emails til os direkte, kontakter os via sociale medier, udveksler kontaktoplysninger ansigt til ansigt, eller ringer på vores telefonnummer må vi bruge dine kontakt og personoplysninger og senere kontakte dig på email, via sociale medier eller telefon. Såfremt dine kontaktoplysninger fremgår offentligt tilgængeligt må vi indsamle sådanne data som en del af vores forberedende salgsarbejde. Dette er med udgangspunkt i vores legitime interesse som værende en kommercielle virksomhed der servicerer potentielt fremtidige og eksisterende kunder der selv henvender sig til os.

 

Registreredes brug af vores website

Oprettelse af brugerkonto

Når du opretter en brugerkonto og logger ind på vores website, gemmer vi potentielt en række personoplysninger om dig, afhængigt af de data, du selv afgiver eller bruger på platformen. Kontoen oprettes kun efter din anmodning og kræver dit aktive samtykke til vores vilkår, som du kan finde på https://www.signit.dk/vilkaar. Aftalen regulerer også opsigelse og tilbagetrækning af samtykke.

Vi opbevarer muligvis følgende typer oplysninger, afhængigt af din brug af platformen:
• Navn, email, PID / RID / UUID (MitID-identifikationsnumre), CPR-nummer
• Dit barns kontaktoplysninger og CPR-nummer, hvis opgivet
• Adresse, telefonnummer og eventuelle firmaoplysninger, du angiver
• Handlinger, du foretager på platformen
• Dokumenter og beskeder, du uploader, som kan indeholde yderligere oplysninger om dig eller andre.

Bemærk, at vi kun opbevarer data, som du selv aktivt deler med os gennem brug af vores service.

 

Brug af elektronisk ID

Når du bruger dit elektroniske ID (MitID eller MitID til medarbejdere) på signit.dk til at identificere dig eller underskrive en aftale:
• En registreret bruger (privatperson, virksomhed eller organisation) kan sende aftaledokumenter til dig via signit.dk. Afsenderen er ansvarlig for aftalen og dens indhold.
• Når du underskriver med dit elektroniske ID, indgår du en aftale med afsenderen, ikke med os. Du indgår kun en aftale med os, hvis du selv opretter en brugerkonto.

Vi opbevarer personoplysninger, der er nødvendige for at dokumentere, at du har set og underskrevet en aftale. Disse data behandles udelukkende som databehandler på vegne af afsender.

Afsenderen er dataansvarlig for personoplysninger i de dokumenter, der sendes til dig via signit.dk. Du bør sikre, at afsenderen har en privatlivspolitik, der er acceptabel for dig.

 

 
Databehandleraftale

 

Hvis du som bruger af signit.dk tilføjer personoplysninger om andre til vores løsning, bliver du (eller din virksomhed) dataansvarlig, og vi fungerer som databehandler på dine vegne. I så fald skal der indgås en databehandleraftale mellem dig og os. Kontakt os på dpa@signit.dk for at modtage aftalen.



Sikkerhed

 

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

 

Formål med dataindsamling

Når du ikke er logget ind

Vi indsamler oplysninger for at:

• Identificere dig som bruger.
• Vise relevante annoncer for dig.
• Levere de services, du har efterspurgt.
• Optimere brugervenligheden af vores website.
• Målrette og forbedre vores markedsføring og dermed øge værdien af vores website og online løsning.

 

Når du er logget ind

Oplysningerne bruges til at:
• Levere de tjenester, som er beskrevet i vores vilkår for brug af løsningen.

 

Når du underskriver et aftaledokument

Vi indsamler data på vegne af afsender (den dataansvarlige), så vi kan dokumentere, at du har set og underskrevet aftaledokumentet. Disse data opbevares udelukkende i kraft af vores rolle som databehandler.

 

 

Periode for opbevaring

Vi opbevarer oplysninger i det tidsrum, der er nødvendigt og tilladt i henhold til lovgivningen. Data slettes, når de ikke længere er nødvendige. Lagringsperioden afhænger af oplysningernes karakter og formålet med opbevaringen. Derfor kan vi ikke angive en generel tidsramme for sletning.

 

 

Videregivelse af oplysninger

Data om din adfærd på websitet


Data om din brug af vores website (f.eks. operativsystem, browser, geografisk placering, samt hvilke sider og elementer du klikker på) videregives ikke til tredjeparter. Du kan finde en oversigt over anvendte cookies fra tredjeparter på https://www.signit.dk/cookies. Disse oplysninger bruges kun internt til at målrette annoncering og forbedre systemet og fokusere vores markedsføring.

 

Behandling og opbevaring af data

Vi anvender et begrænset antal tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse tredjeparter handler udelukkende på vores vegne og må ikke bruge oplysningerne til egne formål. På nuværende tidspunkt benytter vi følgende primære tredjeparter:

- Amazon AWS Ireland Ltd
- Atlassian Jira (supportemails, du sender til os)
- Google (emails, du sender til os)
- MitID.dk (Digitaliseringsstyrelsen)
- In Groupe Denmark ApS (tidligere DanID A/S)
- In Groupe Trust Services ApS (tidligere Nets A/S)
- In Groupe Signaturgruppen A/S (tidligere Signaturgruppen A/S)
- Twilio Inc

Bemærk, at afsenderorganisationer, som vi behandler data på vegne af, kan give os instruktioner, der begrænser brugen af specifikke databehandlere fra denne liste. Vi vil dog ikke tilføje nye databehandlere baseret på individuelle instruktioner, medmindre det er aftalt og fremgår af en opdateret politik.

Vi sikrer, at alle vores databehandlere opfylder GDPR’s krav til sikkerhed og databeskyttelse.

 

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger som navn og e-mail, hvis du har givet dit samtykke.

Når du sender os emails, opbevarer vi dit navn, din emailadresse og eventuelle data, du inkluderer i emailen, såsom beskeder eller vedhæftede filer. Dette sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne svare på din henvendelse og levere den ønskede service.

Vi opbevarer disse oplysninger kun i det tidsrum, der er nødvendigt for at svare på din henvendelse eller opfylde vores juridiske forpligtelser. Du har ret til at få adgang til, rette eller anmode om sletning af dine data ved at kontakte os via dpa@signit.dk

Vi benytter kun databehandlere inden for EU eller i lande, der tilbyder en tilsvarende beskyttelse af dine oplysninger. Vi har indgået databehandleraftaler med alle de tredjeparter persondata databehandlere, vi anvender.

 

 

 

Dine rettigheder

I henhold til GDPR har du følgende rettigheder:

1. Ret til indsigt: Du kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, samt formålet med behandlingen.
2. Ret til rettelse: Du kan anmode om at få rettet ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger.
3. Ret til sletning: Du kan kræve, at dine data slettes, medmindre vi er juridisk forpligtet til at opbevare dem.
4. Ret til begrænsning: Du kan anmode om begrænsning af behandlingen i visse tilfælde, fx hvis du bestrider rigtigheden af data.
5. Ret til dataportabilitet: Du kan få dine data eksporteret i et almindeligt anvendt format.
6. Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling, fx hvis det bruges til direkte markedsføring.
7. Rettigheder ved automatiserede beslutninger: Vi anvender ikke automatiserede beslutninger, der har juridiske eller væsentlige konsekvenser for dig.

Du har ret til at kræve dine data slettet. Vi sletter som udgangspunkt alle aktive data inden for én måned efter modtagelse af din skriftlige anmodning, medmindre anmodningen er særligt kompleks. Data, der findes i backupsystemer, slettes eller overskrives i henhold til vores faste slettecyklus, som kan tage op til seks måneder. Disse data er ikke tilgængelige og anvendes ikke i denne periode.

Du vil blive informeret, hvis vi forventer en længere behandlingstid for din anmodning.

 

Klager

 

Henvendelse herom kan ske til: dpo@signit.dk. Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.


Udgiver

Websitet og alle domæner ejes og publiceres af:

Signit.dk ApS
CVR: 38363395
Tysklandsvej 7 7100 Vejle
Telefon: 88 62 60 70
Email: help@signit.dk

Dato: 22.08.2024